Един от първите въпроси при организацията на събитие е: „Колко гости очаквате?" Отговорът на този въпрос определя почти всичко — от менюто и оборудването до броя на персонала и пространството, което ви трябва. В тази статия ще разгледаме как кетърингът се променя при различен брой гости и какво трябва да имате предвид за всеки мащаб.
Интимно Събитие: 20-50 Гости
Малките, интимни събития са по-лесни за организиране, но парадоксално, изискват повече внимание към детайла. Когато имате по-малко гости, всеки елемент е по-забележим — качеството на храната, презентацията и обслужването трябва да бъдат безупречни.
Какво характеризира кетъринга за 20-50 гости:
- Меню — повече свобода за гурме ястия и сервирано меню. Можете да предложите 4-5 хода с елегантно представяне на всяка чиния. Персонализацията е лесна — можете дори да питате гостите предварително за предпочитанията им.
- Персонал — 2-3 сервитьори и 1-2 готвачи са достатъчни. Обслужването може да бъде изцяло индивидуално.
- Оборудване — стандартен комплект маси, столове, чинии и прибори. Една кулинарна станция за готвене на живо е напълно достатъчна.
- Пространство — нужни са минимум 50-80 кв.м. за комфортно разполагане.
- Подготовка — 2-3 часа преди събитието за пристигане и подготовка.
Примери за подходящи поводи: интимни рождени дни, годишнини, предложения за брак, малки фирмени вечери, семейни празници.
Средно Събитие: 50-100 Гости
Събитие за 50-100 гости е може би най-честият мащаб, който обслужваме. Това е размерът, при който вече е необходим сериозен кетъринг подход, но все още е достатъчно управляемо, за да запазите личния характер.
Какво се променя:
- Меню — буфетният формат става по-практичен от сервираното меню (макар и двете да са възможни). Предлагайте 2-3 основни ястия, 3-4 салати, аперитиви и десерти. Готвенето на живо е перфектен формат — 2-3 станции покриват различни вкусове.
- Персонал — 4-6 сервитьори, 2-3 готвачи, 1 барман и 1 отговорен координатор. При 100 гости съотношението е приблизително 1 сервитьор на 20 човека за буфет.
- Оборудване — нужни са повече маси и столове, по-голям буфет, повече чинии и прибори (винаги планирайте 10-15% резерв). Може да е необходима топла маса (шафинг) за поддържане на температурата.
- Пространство — 100-200 кв.м. за хранителната зона, плюс пространство за бар, дансинг и движение.
- Подготовка — 3-4 часа преди събитието.
Примери: сватби, фирмени партита, кръщенета, абитуриентски балове, юбилеи.
Голямо Събитие: 100-200 Гости
При над 100 гости кетърингът се превръща в сериозна логистична операция. Тук вече говорим за значителни количества храна, многобройна техника и екип, който работи като добре смазана машина.
Ключови разлики:
- Меню — буфетът е почти задължителен формат за ефективност. Можете да имате два буфетни острова, за да се избегне задръстване. Готвенето на живо работи отлично с 3-4 станции, разпределени в пространството. Важно е менюто да е добре балансирано и да включва достатъчно разнообразие.
- Персонал — 8-12 сервитьори, 4-5 готвачи, 2 бармани, 1-2 координатори. За сервирано меню броят се увеличава до 1 сервитьор на 10-12 гости.
- Оборудване — множество шафинг съдове, промишлен грил, мобилна кухня, хладилници за съхранение. Транспортът обикновено изисква бус или малък камион.
- Пространство — минимум 200-400 кв.м. за хранителната зона. За събития на открито — голяма шатра или павилион.
- Подготовка — 4-6 часа преди събитието. Необходима е предварителна рекогносцировка на локацията поне 1 седмица преди датата.
Примери: големи сватби, корпоративни събития, коледни фирмени партита, абитуриентски балове, фестивали.
Мащабно Събитие: 200-500 Гости
Събитията за 200-500 гости изискват професионализъм на най-високо ниво. Тук няма място за импровизация — всичко трябва да бъде планирано до последния детайл, с ясна времева рамка и разпределение на задачите.
Какво е различно:
- Меню — фокусирайте се върху ястия, които могат да бъдат произведени в големи количества без загуба на качество. Грил ястията и буфетните формати са идеални. Готвенето на живо продължава да бъде възможно с 5-8 станции, стратегически разпределени в пространството.
- Персонал — 15-25 сервитьори, 6-10 готвачи, 3-4 бармани, 2-3 координатори, помощен персонал за зареждане и почистване. Общият екип може да достигне 30-40 човека.
- Оборудване — нужна е пълна мобилна кухня с промишлено оборудване. Множество хладилници, фризери, топли маси, шафинг съдове. Транспортът може да изисква 2-3 превозни средства. Резервното оборудване е задължително.
- Пространство — 500-1000 кв.м. Често се използват няколко шатри или голяма открита площ с множество зони.
- Подготовка — 6-8 часа. Често се налага екипът да пристигне предния ден за подготовка на тежкото оборудване.
- Логистика — необходим е детайлен план с времеви график, карта на терена с обозначени зони, комуникационна система (радиостанции) между координаторите.
Над 500 Гости — Истинско Предизвикателство
Събитията с над 500 гости са рядкост, но когато се случват, те изискват изключителна координация. Обикновено става дума за фестивали, масови корпоративни събирания или публични прояви.
При тези мащаби ключови фактори са:
- Множество независими кулинарни зони, всяка с пълен екип
- Потоков контрол — насочване на гостите през различните зони, за да се избегнат опашки
- Генератори за захранване, тъй като стандартната електрическа инсталация рядко е достатъчна
- Санитарни съоръжения — мобилни тоалетни, ако събитието е на открито
- План за сигурност и първа помощ
- Координация с местните власти, ако е на обществен терен
Как Размерът Влияе На Цената На Човек
Интересен парадокс: цената на човек обикновено намалява при по-голям брой гости, но общата сума нараства значително. Ето защо:
- Ефект на мащаба — закупуването на продукти в по-големи количества е по-изгодно. Приготвянето на 200 порции е пропорционално по-евтино от 50.
- Фиксирани разходи — транспорт, подготовка, координация и оборудване имат базова цена, която се разпределя между повече гости.
- Но — при по-големи събития се увеличават разходите за допълнителен персонал, оборудване и логистика, които отчасти компенсират спестяването.
Ориентировъчно, разликата в цената на човек между събитие за 50 и събитие за 200 гости може да бъде 15-25% по-ниска при по-голямото събитие (при сходно меню).
Съвети За Всеки Мащаб
Независимо от размера на вашето събитие, ето универсални съвети:
- Планирайте рано — за събития с 200+ гости, започнете организацията поне 2-3 месеца предварително
- Потвърдете точния брой — финалният брой гости е критичен. Предоставете го поне 7-10 дни преди събитието
- Предвидете буфер — планирайте храна за 5-10% повече от потвърдените гости
- Посетете локацията заедно — кетъринг екипът трябва да види мястото предварително
- Доверете се на професионалистите — кетъринг фирмата знае какво работи за всеки мащаб
Заключение
Размерът на събитието е определящ фактор за начина, по който кетърингът е организиран. От интимна вечеря за 30 души до фестивал за 700 — всеки мащаб има своите специфики и предизвикателства. Ключът е да работите с кетъринг фирма, която има реален опит с размера на вашето събитие и може да го докаже.
Ивейн 2011 обслужва събития от 20 до 700+ гости. Разполагаме с пълно мобилно оборудване, голям екип от готвачи и сервитьори и богат опит с всякакви мащаби. Свържете се с нас — ще ви изготвим персонализирана оферта, съобразена точно с вашия брой гости и повод.
